メールの返信をAIに頼むとき、毎回こんなことをしていませんか。
- 「あなたはビジネスメールに詳しい……」という前置きを書く
- 届いたメールを貼る
- 伝えたいことを説明する
- 相手との関係やトーンを補足する
チャットの入力欄はひとつしかないので、これを毎回ひとつの枠に書くことになります。正直、面倒です。
そこで作ったのが「返信プロンプトメーカー」です。
どんなアプリか
メールの返信をAIに頼むための指示文（プロンプト）を組み立てるアプリです。返信を作るモードと、書いた文案を校正するモードがあります。
大事な点なので先に書いておくと、このアプリ自体は文章を作りません。 AIに渡すための指示文を作るところまでを担当します。できあがった文をコピーして、普段お使いのAIに貼って使ってください。
そのぶん、登録もAPIキーも不要で、どのAIでも使えます。
使い方：返信を作る
1. どんな返信をしたいか選ぶ
ふつうに返信、引き受ける、断る、日程を調整する、お願いする、確認する、お詫びする、お礼を伝える。この8つから選びます。ここで指示文の骨組みが変わります。
2. 届いたメールを貼る
そのまま貼り付けてください。宛名や署名は残したままで構いません。
3. 伝えたいことを書く
箇条書きで、雑に書いて大丈夫です。文章に整えるのはAIの仕事です。
4. 相手とトーンを選ぶ
相手との関係、文章のトーン、長さを選びます。当てはまるものがなければ「その他」から自由に書けます。
5. コピーして、AIに貼る
「プロンプトをつくる」を押すと指示文が組み上がります。コピーボタンを押して、AIの入力欄に貼るだけです。ChatGPTなら、そのまま開くボタンもあります。
使い方：文案を校正する
画面上部で「文案を校正する」に切り替えると、自分が書いたメールをチェックしてもらうための指示文が作れます。
1. 校正する文案を貼る
これから送るメールの下書きを貼り付けます。「断り方がきつくないか不安」のように、気になっている点も書き添えられます。
2. 見てほしい観点を選ぶ
ここがこのモードの肝です。誤字脱字、日付と曜日、敬語、失礼な表現、曖昧な箇所、冗長な部分、抜けている情報の7つから選びます。
「日付と曜日」は、AIが苦手な部分です。 実際の日付を指示文に埋め込んで検証させているので、曜日の書き間違いや期日の矛盾を見つけられます（後述）。
AIに「校正して」とだけ頼むと、直してほしくないところまで書き換えられることがあります。観点を指定すれば、選んだところだけを見て、それ以外は触りません。
3. 相手とトーンを選ぶ
返信モードと同じです。相手との関係によって、適切な敬語のレベルは変わります。
4. コピーして、AIに貼る
出力は「修正後の全文 → 直した箇所の一覧 → 確認したい点」の順に返ってくるよう指示しています。直すところがなければ、その旨をはっきり答えるようにもしています。
なぜ作ったか
仕事でメールの返信案をAIに頼むことがよくあります。ところがチャットの入力欄はひとつしかないので、前置きも、届いたメールも、伝えたいことも、全部ひとつの枠に書くことになります。
毎回おなじことを書いているな、と思ったのがきっかけです。
特に前置きの部分は、内容がほとんど変わりません。それなのに毎回手で書いている。ここを自動化できれば、実際に頭を使うべき「何を伝えるか」に集中できるはずだと考えました。
こだわったところ
前回の指示が記録される
相手やトーンの設定、細かい指示はブラウザに保存されます。次に開いたときは前回の設定が入った状態から始まるので、入力するのは「届いたメール」と「伝えたいこと」だけになります。
メール本文は保存しない
設定は保存しますが、メール本文と伝えたいことは保存していません。 業務のメールがブラウザに残り続けるのは避けたいと考えたためです。
もちろん、入力した内容が外部に送信されることもありません。すべてお使いのブラウザの中だけで完結します。
選択肢だけで完結させつつ、自由記入も残した
プロンプトの書き方を知らなくても使えるように、基本は選ぶだけで指示文が組み上がるようにしました。
ただ、選択肢だけでは表現しきれない事情もあります。そこで各項目に自由記入欄を併設しました。「長年の付き合いがある取引先」「前回こちらの手違いで迷惑をかけた」といった背景を書き足せます。
AIが余計なことを書かないようにした
選択に関わらず、指示文には次の条件が必ず入るようにしています。
- 事実として書かれていないことを補わない。推測が必要な箇所は末尾に確認事項としてまとめる
- 日付・金額・数量・固有名詞は、受信メールの記載を正確に引き継ぐ
- 過度な謝罪や、実行できない約束をしない
最後の項目が特に重要だと考えています。AIは親切に書こうとして、こちらが約束していない対応まで書いてしまうことがあります。ビジネスメールでは、これが後々の問題になりかねません。
AIが知らない「今日の日付」を渡している
意外に思われるかもしれませんが、AIは今日が何日かを正確には知りません。 学習した時点で止まっていたり、実際の日付とずれていたりします。
これは日程の話をするメールで問題になります。「来週の水曜」と書いても、AIが認識している今日が違えば検証になりません。「9月10日（水）」の曜日が合っているかも、正しい今日が分からなければ確かめようがない。
ブラウザは、端末の正確な日付を把握しているので、それをそのまま指示文に埋め込むようにしました。
# 今日の日付 20XX年9月10日（X） これが現在の日付です。文中の日付・曜日・期日は、必ずこの日付を基準に検証してください。
校正モードで「日付と曜日」を選んだときはもちろん、返信モードでも常に入ります。日程調整のときに効きます。
長いメールのときは、無理にボタンを出さない
ChatGPTを直接開くボタンも付けていますが、URLの長さには上限があります。日本語はURL化すると文字数が大きく膨らむため、長いメールだと途中で切れてしまいます。
そこで、長すぎる場合はボタンを無効にして、コピーを案内するようにしました。切れた状態で送られてしまうより、確実な方を選んでもらったほうがいいと考えたからです。
もっと詳しく知りたい方へ
AIにメール返信を頼むときのコツについては、別の記事で詳しくまとめています。このアプリを使わない場合でも役立つ内容です。
AIにメールの返信を頼むときのコツ｜指示に入れるべき5つの要素
使ってみてください
登録もインストールも不要です。
アプリのように使いたい方は、アプリをホーム画面に追加する方法もあわせてどうぞ。
ほかにも日常のちょっとした場面で使えるアプリを公開しています。よかったらアプリ一覧もご覧ください。
本アプリが生成するのはAIに渡すための指示文であり、返信文や校正結果そのものではありません。AIが作成した文章は、送信前に必ずご自身で内容をご確認ください。入力した内容はお使いのブラウザ内にのみ保存され、外部には送信されません。ブラウザのデータを消去すると設定は失われます。
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