AIにメールの返信を書いてもらったのに、そのままでは送れない。結局ほとんど書き直した。
そんな経験はありませんか。私は何度もありました。
原因の多くは、AIの性能ではなくこちらの頼み方にあります。「いい感じに返信して」とメールを貼っただけでは、AIは何を優先すべきか分かりません。
この記事では、AIにメール返信を頼むときに指示へ入れておきたい5つの要素をまとめます。これを渡すだけで、手直しの量がはっきり減ります。日付を扱うときの注意も後半に書いています。
なぜそのままでは使えない返信が来るのか
AIは届いたメールを読めますが、あなたの事情は一切知りません。
- その依頼を受けるつもりなのか、断るつもりなのか
- 相手が長年の取引先なのか、今日はじめて連絡が来た相手なのか
- 社内の慣習として、どのくらい丁寧に書くのが普通なのか
- 触れてほしくない事情があるのか
これらを伝えないまま頼むと、AIはもっとも無難な最大公約数の文章を返してきます。当たり障りがない代わりに、あなたの状況には合っていない。だから書き直すことになります。
逆に言えば、足りないのは情報だけです。そこを埋めれば結果は変わります。
指示に入れるべき5つの要素
1. 届いたメール（そのまま貼る）
要約せず、原文をそのまま貼るのがおすすめです。宛名も署名も残して構いません。
要約すると、日付や金額、相手の言い回しのニュアンスが落ちます。特に日付・数量・固有名詞は、要約の過程で消えたり変わったりしがちです。AIに正確に引き継がせたいなら、原文が一番確実です。
2. 返信の目的（何をしたいのか）
これが最も重要です。 同じメールへの返信でも、引き受けるのか断るのかで文章は全く別物になります。
「断る」と一言添えるだけで、AIは断りの構造（感謝 → 理由 → 明確な辞退 → 代替案）で書いてくれます。逆にここを言わないと、AIは文面から目的を推測するしかありません。
よくある目的は次のようなものです。
- ふつうに返信する／引き受ける／断る
- 日程を調整する／お願いする／確認する
- お詫びする／お礼を伝える
3. 伝えたいこと（箇条書きで雑に）
ここはきれいに書く必要はありません。 むしろ箇条書きのメモで十分です。
・その日は定期点検で使えない ・9月17日なら空いている ・50名だと第2会議室が必要
整った文章にするのはAIの仕事です。こちらは盛り込む中身を漏れなく渡すことに集中したほうが、結果的に速く済みます。
4. 相手との関係とトーン
「社外の取引先」なのか「社内の同僚」なのかで、適切な敬語のレベルは変わります。ここを指定しないと、社内メールに過剰にかしこまった文が返ってきたりします。
あわせてトーンも指定しておくと安定します。
- かなり丁重：改まった場にふさわしい格式のある文体
- ていねい：標準的なビジネス敬語
- やわらかい：クッション言葉を適度に使い、冷たい印象を避ける
- 簡潔：儀礼的な表現を最小限にし、用件中心に
- 毅然と：譲れない点を曖昧にしない
とはいえ、毎回これを書くのが面倒なら、メールの文面から読み取ってもらう手もあります。
相手との関係と適切な敬語のレベルは、受信メールの文面から判断してください
敬語の使い方、定型句、署名を見れば、AIはある程度まで判断できます。うまく読み取れなかったときだけ、明示すればいいと思います。
ただし、文面に出てこない事情はAIには分かりません。 「長年の付き合いがある」「前回こちらの手違いで迷惑をかけた」といった背景は、こちらから伝える必要があります。
5. してほしくないこと
見落とされがちですが、ここが効きます。
AIは親切に書こうとするあまり、こちらが言っていないことまで補ってくれることがあります。ビジネスメールでは、これが事故のもとになります。
私がいつも入れているのは次の3つです。
- 事実として書かれていないことを補わない。 推測が必要な箇所は文中に紛れ込ませず、末尾に確認事項としてまとめる
- 日付・金額・数量・固有名詞は、受信メールの記載を正確に引き継ぐ
- 過度な謝罪や、実行できない約束をしない
3つ目は特に大事です。頼み方によっては、AIは「すぐに対応いたします」「必ず善処いたします」といった、こちらが約束していない内容を書いてしまうことがあります。送信前に気づけばいいですが、見落とすと後で困ります。
日付を扱うなら、今日の日付を書き添える
これは見落とされがちですが、知っておくと事故を防げます。
AIは、今日が何日なのかを正確に知らないことがあります。 そのため、例えば「9月10日（水）」の曜日が合っているか、「来週の水曜」がいつを指すかを、正しく検証できない場合があります。
対処は簡単で、指示の冒頭に今日の日付を1行書いておくだけです。
# 今日の日付 20XX年8月7日（X）
日程調整のメールや、期日のあるやりとりのときだけ、この2行を足せば十分です。
そのまま使えるテンプレート
上の5つをまとめると、こういう形になります。コピーして使ってください。
あなたは日本のビジネスメールに詳しいアシスタントです。 以下の受信メールに対する返信文を作成してください。 # 返信の目的 （例：断る。相手の面目を保ちながら、明確に辞退する） # 相手と文体 - 相手との関係と敬語のレベルは、受信メールの文面から判断してください - トーン：（例：やわらかい） # 返信で必ず伝えたいこと （箇条書きのメモでよい） # 条件 - 事実として書かれていないことを補わない。推測が必要な箇所は 文中に補わず、末尾に確認事項としてまとめる - 日付・金額・数量・固有名詞は受信メールの記載を正確に引き継ぐ - 過度な謝罪や、実行できない約束をしない # 出力 返信本文をそのまま貼り付けられる形で示してください。 補足や確認事項がある場合は、本文のあとに分けて書いてください。 # 受信メール --- （ここに受信メールを貼り付け） ---
それでも面倒なときは
とはいえ、毎回この前置きを書くのは面倒です。 私もそう思って、選ぶだけでこの指示文が組み上がるツールを作りました。
届いたメールを貼り、伝えたいことを箇条書きで書いて、相手とトーンを選ぶだけ。あとはコピーしてAIに渡せば終わりです。設定はブラウザに保存されるので、次回からはメール本文と伝えたいことだけ入力すれば済みます。
最後に：送信前に必ず読む
これは当たり前のことですが、念のため。
AIが書いた文章を、読まずに送らないでください。 指示を丁寧にしても、事実誤認や不適切な表現が混じる可能性はゼロにはなりません。
特に確認したいのは次の点です。
- 日付・金額・数量が受信メールと合っているか
- 約束していないことを約束していないか
- 社名や役職名の表記が正しいか
AIは下書きを速く作るのが得意です。最終的な判断は、送る本人が持っておくべきものだと思います。
ほかにも日常のちょっとした場面で使えるアプリを公開しています。よかったらアプリ一覧もご覧ください。
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